2007年1月の設立以来「お手頃価格の中古車販売」をコンセプトにお客様が安心して乗れる中古車を提供し、売上高100億円を超えた「株式会社プラウド」は、本社集約で属人化した債権回収業務の改善を目的に、Lectoプラットフォームを導入しました。

　その結果、自社ノウハウによる高い回収率を維持しつつも、業務工数を大幅に削減。また、属人化と業務逼迫による高ストレス状態から脱却し、DX推進など高度業務に集中できる環境を実現しました。同社がLectoプラットフォームを導入した経緯や、導入効果などについて、株式会社プラウドの船木様にお伺いしました。

会社・事業について

まずは、御社の事業について簡単にご説明いただけますか？

中古車販売店プラウドは、平成19年1月の設立以来「お手頃価格の中古車販売」をコンセプトに「お手頃車」と銘打って、皆様が安心して乗れる中古車のご購入をお手伝いしております。15年前から静岡を中心に千葉・埼玉・兵庫・愛知・岐阜など19店舗を展開しておりまして、店舗総販売台数は44,720台を突破しました。会社の急成長に合わせて、多数のお客様の支持を得られたことも実感しております。

リニューアルしたロゴを掲げた御殿場店

Lectoプラットフォーム導入前の状況

Lectoプラットフォーム導入前で、業務で一番課題だったことについてお聞かせください。

社内でも色々な業務がありますが、人に仕事が割り当てられていて、業務を完遂するまで人が対応するしかありませんでした。特に債権管理・回収業務は基本的に私が一人で対応していたので、事業の急成長に伴い対応工数も右肩上がりで増えていき、体制的な限界を迎えていました。

人がやらなくていい仕事は自動化したいとずっと思っていたところ、代表の富田がLectoさんのことを新聞記事で知って、私から問い合わせしました。

今回はどのような課題を解決しようとしていましたか？

一番は督促業務の効率化です。取引数が増えるにつれて、入金遅延の発生数も増えており、私一人で電話・ショートメッセージ(SMS)でお客様へご案内する日々が続いていました。

私のキャパシティも100%を超えそうな状態になっており、何かシステム化や自動化できる製品を探していました。これまでも色々なシステムを探してはいたのですが、「基幹システムとの連携性」や「入金勧奨業務の工数過多」などの課題解決に適した製品がなかったのです。

Lectoさんのシステムは、債権回収を本業として行う金融事業者や、カーリース事業者などでも利用されていたので、期待を感じていました。

結果的にLectoシステムをご導入いただきましたが、どのような点を評価されたのでしょうか。

まず、営業担当の方々の対応が良かったです。

どういうシステムを使うにしろ、結果的にスタートや途中の大事な部分には人が関わります。営業の対応、安心感・信頼性は長くシステムを使う上で欠かせない。とても印象が良かったです。

また、ツール自体も問題として抱えている点を解消できるものでした。

導入フェーズ

導入はどのような体制で進められましたか？

最初は社内向けに勉強会を行いました。全員でLectoの管理画面を開いて、操作方法をみんなで確かめました。また、事務側にもPCに詳しい人間がいたので、事務の中でも責任者を立て、その方を中心として動いてくれたのも大きいです。一度流れさえ覚えてしまえば、何も難しいことはなかったですね。

導入時、社内から「よくわからない」といった声はありましたか？

毎月の社内定例で使い勝手や必要な機能がないかをヒアリングをしていました。

1、2件要望・質問がありましたが、Lectoさんに伝えると、すぐに必要な運用を教えてもらったし、特に時間もかからず解決しましたね。

導入時や運用中の弊社サポートスタッフの対応はいかがでしたか？

基幹システムとの連携は多少ハードルを感じていました。どのデータをどのようにLectoシステムに登録すればいいのか、などですね。サポート担当の方に基幹システムのデータ項目を伝えると、Lectoシステムとのデータ対応を整理して下さったり、非常に丁寧にご対応いただけました。

運用開始後には毎月mtgの時間をいただいてますが、システムのアップデートも丁寧に教えていただいております。正直、まだ当社ではLectoシステムのポテンシャルを1割くらいしか使えてないと思っているので、当社側の業務をデジタル起点で組み変えて、より高い理想に向かって活用できるようにしていきたいですね。

導入後の効果

導入から約半年経ちますが、現状で感じられている効果や変化について教えてください。

やはり業務効率化が一番です。

とはいえ、業務効率化は結果（回収率）が落ちずに実現してこそ評価できると考えています。実際に、回収率が落ちずに業務効率化ができたことをとても評価しています。

人がやっていることを自動化するのは、結果がついてくるかという意味で、最初は不安もありました。結果が伴わないと、業務が大変だろうが旧来のやり方に戻す他ないので、すぐに結果が伴って良かったです。

船木様には大きく効果を実感いただいてますね。他の事務員様はどうですか？

もちろん効果はありました。

社員に説明した時は、「DXの１歩目だよ」と説明したのですが、やはり新しい取り組みには不安そうな反応も返ってきます。ですが、運用もすぐに慣れてきて、特に困らず業務が回っている。

むしろ、Lectoがない方が業務フローが煩雑な状況でした。エクセルをメールで送り合うのは本当に嫌でしたね。。。（笑）

従来の督促業務フロー

Excelでの督促リスト作成や、結果を記録したExcelをメールでやりとりするなど、管理が煩雑で手間も多かった。

Lecto導入後の督促業務フロー

作成した督促リストをLectoに連携するだけで督促業務が自動化された。Excelのやりとりもなくなり、コミュニケーションコストも大幅削減。

導入後の効果について、どれくらいの時間削減に繋がりましたか。不要になった業務などについて教えてください。

きっとLectoさんが想像するよりも、はるかに辛かったですよ。多い日は丸一日対応する日もありました。お客様によっては夜にしか対応できない方もいて、本当に大変だった。

これまでは、前日対応した問い合わせの入力が終わらず、翌日の連絡タイミングが来るなど、限界を迎えていました。稼働時間も相当使う中、精神的にも辛いタイミングがありましたね。

そんな状況でしたが、Lectoがあると当社側から連絡する業務をしなくていいんですよ。なので、確実に半分は業務がなくなりましたね。正直こんなに楽でいいのかと思うほどです（笑）

一度発信すると、それで問い合わせが発生してというラリーが始まってしまう。

発信業務が自動化されると、うっかり忘れの顧客はSMSやIVRの通知で自分から支払ってくれる。そういう意味でもとても効率化されました。

最も高く評価されている機能をお聞かせください。

一番はやはり督促機能ですね。とはいえまだ全機能を使っているわけではないので、督促以外も使いこなしたいですね。CS対応や今後使いたい機能、システムの将来性も含めてとてもポジティブな印象です。

機能だけでなく、Lectoを使って空いた時間が他の業務に使える、そのような付加価値が一番嬉しいです。

人の時間が空いたから、人同士のコミュニケーションが増え、組織が強くなる。Lectoを導入して本当に良かったです。

Lectoシステムを勧めるとしたら、どんな企業がマッチしそうでしょうか。

現在、保証会社や回収委託を利用し事業のリスクマネージメントをしている企業でも、自社での内製化で高収益を目指し、その中でもリスク軽減のシステムが欲しい、そのような企業にはピッタリかと思います。

フランチャイズ事業等でも、未収リスクを加盟店が持つパターンもあるので、そのような企業にもおすすめです。

今後の展望・期待

今後の展望についてお聞かせください。

業務の効率化をもっと進めたいですね。

既存システムとの連携強化や、モビコンシステム（顧客管理ツール）を導入した際の連携など含めて、業務オペレーションの最適化を図りたいと考えています。

Lectoのおかげで「新しいことを考える時間ができた」「新施策の発起人になれるようになった」これが本当に嬉しいです。

物理的に時間が作れるようになったので、新しいことにもっとチャレンジしたいと思います。

船木様、本日はありがとうございました！

債権管理・督促回収にお困りの企業様は、ぜひLectoセールスチームまでお問合せください！

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