建設業界でプロ用工具のレンタル・サブスクリプションサービスを展開する株式会社レンツールは、新しい連絡手段であるSMSの導入による回収率改善や事業拡大に伴って増加している債権管理・督促・回収業務を効率化するためにLectoプラットフォームを導入しました。

導入からわずか1ヶ月という短期間で、SMSやIVR（自動音声応答システム）を活用した督促の自動化を実現。作業時間の大幅な削減とともに、精神的な負担の軽減にも成功しています。

今回は、同社がLectoプラットフォームを選んだ背景や導入のプロセス、そして実際の効果についてお話を伺いました。

会社・事業について

貴社事業についてお聞かせください。

鈴木）

私たちレンツールは、創業から80年以上の歴史を持つ工具メーカー「マックス株式会社」の社内スタートアップとして2023年9月に設立し、建設現場を担う職人さん向けにプロ用工具のレンタルやサブスクリプションサービスを展開しています。

建築を担う職人さん用の工具は高額なものも多く、特に若い世代の職人さんにとって入職時や独立時の初期投資は大きな負担になります。その結果、「やりたいけれど始められない」という人が少なくありません。そこで、費用面でのハードルを下げて「続けたい」「なりたい」と思ってもらえるように、このサービスを立ち上げました。

プロ用工具を本格的にサブスク形式で提供しているのはおそらく当社だけであり、職人さんを支える新しい仕組みづくりに挑戦しています。

導入前の状況

Lectoプラットフォームの導入前の課題を教えてください。

鈴木）

レンツールでは、システム上からの自動メールに加え、手作業で支払い期限数日前から支払い期限が過ぎた方へのご連絡を、主にメールで行っていました。ただし、メールだけでは見落としてしまう方もいるので、SMSなど違う方法を試したいと考えていました。

また、事業開始から約2年間順調に事業を拡大してきて、ちょうどサービスの全国展開を目前に控えたタイミングでもありました。これまで、サービスを伸ばすという業務に集中してきましたが、気づけばサービスを安定運用するための守りの業務が増えつつあり、体制を整える必要があると思いはじめた時期でした。その守りの業務の1つが、債権管理や督促・回収業務でした。

事業拡大とともに対応が必要な件数も増えたことに加え、督促の個別連絡は細心の注意を払いながら作業する必要があったので、精神的な負担も大きい状態でした。限られたリソースの中でこれまで通りのマンパワーに頼ったやり方では、この先乗り切っていくのは難しく、改善したいと考えていました。

そのようなタイミングで、どのようなツールを使うのが良いか調べていた結果、Lectoに辿り着きました。

導入フェーズ

導入に至ったきっかけ、背景について教えてください。

鈴木）

最初のきっかけはSMSを使いたいという単純な理由でした。ただ、説明を受けるうちにLectoは「SMSが送れるツール」ではなく、債権管理に特化した多様な手段（メール、電話、書面など）の組み合わせや効果分析まで一気通貫でできる点に魅力を感じました。

企業によっては、リソースを確保するのにアウトソーシングするという選択もあると思いますが、なぜ自社内でやろうと考えたのでしょうか？

鈴木）

単なるアウトソーシングではなく、自社で理解を深めながら効率化できる仕組みが欲しかったんです。

当時は「債権回収とはそもそも何を指すのか」という基本すら十分に理解できていなかったんです。

このまま外部に丸投げしてしまうと社内にノウハウが残らず結局として上手くいかないのではないかと感じていました。今後、人員を増やしたり、さらに事業が拡大してやらなければいけないことが増えていったりした時にどんな体制にしていくのが良いか知っておく意味でも、まず自分たちで理解することが大事だと思っています。その意味でも、債権管理や督促・回収に特化し業務に伴走してくれるLectoは、ぴったりだなと思いました。

運用フェーズ

現在どのようにLectoプラットフォームを活用していますか。

鈴木）

まず、「債権回収とは何なのか」という基本的な理解から始めたということもあり、Lectoを導入して、一つひとつの業務を整理しながら理解を深めていきました。

Lectoに任せて自動化するところと自分たちで運用するところに分けて運用していき、導入から1ヶ月で支払期限が過ぎた方へSMSや電話での連絡を定期的に自動で実施できる体制を構築できました。

具体的には、決済日から自動再決済の終了日において、決済日を起点に14日後、21日後、28日後にIVRとSMSによる督促連絡をLectoプラットフォームから自動で実施しています。Lectoプラットフォームでは消込も自動でできるため、支払いがあった方は次のリマインド連絡の対象から外すところまで自動化できています。

今後は、自動再決済終了日前のメール督促や自動再決済終了日後の督促の自動化をはじめLectoに任せる業務を増やして、より一層業務の自動化を進めていきたいと思っています。

導入から実際に運用開始するまで、かなり短期間で準備が進んだ印象でした。

鈴木）

現在、業務改善に集中する期間と決めて、自分自身のリソースはフルコミットでやっています。ただ、債権管理や督促・回収以外の業務の改善も行っているので、つい後回しにしがちになってしまうところを、導入サポートミーティングで、導入前にやるべきことを明確にして進捗管理をしてくれていたのはありがたかったです。

また、Lectoプラットフォーム自体も直感的に使えたので、操作がわからないところはほとんどなかったと思います。

Lectoを導入して債権管理・督促・回収業務はどう変わりましたか。

鈴木）

Lectoを導入してまず大きかったのは、「業務の全体像を理解できた」ということです。フローを整理したことで属人化も防げ、督促業務の一部は自動化できるようになりました。複数人に分担可能になり、将来的な組織体制の構築工数の削減ができたと思います。

また、現在は支払い期限を過ぎた方への連絡を自動で実施していますが、これにより自動再決済終了日の数日前に行う手動通知の対応件数が減ったため、月8〜10時間かかっていた作業時間が、今は月2時間以内に減りました。これまで、レンタルしている商品や金額など個別にカスタマイズしたメールを1つ1つ作成していましたが、その作業が減ったため精神的な負荷も大幅に削減できました。

今後は、期限直前のメール連絡の自動化やAPIを活用したデータ連携の効率化など、Lectoプラットフォームに任せる業務を増やして、より一層業務の自動化を進めていきたいと思っています。

今後の展望についてお聞かせください

鈴木）

レンツールのサービスは現在、全国の職人さんにご利用いただいています。今後は工具サブスクのラインナップをさらに拡充し、利便性を一層高めていきたいと考えています。また、個人の職人さんだけでなく、法人や工務店、ハウスメーカーといった企業への展開にも注力し、顧客基盤を広げていきたいですね。日本の建築職人さんたちが安心して長く働ける環境を整えることは、これからも変わらない大きな目標です。

その中で債権管理や督促・回収の分野でもLectoを活用し、自社の理解を深めながら持続可能な運営体制を築いていきたいと思っています。さらにAPI連携を進めることで業務の自動化を加速させ、作業時間を圧縮し、より事業の成長を支える業務に注力していきたいと考えています。